Préstamo y alquiler de espacios

La Sede de Investigación Universitaria (SIU) cuenta con cuatro auditorios, uno principal para 200 personas máximo, y tres auditorios auxiliares para 60 personas máximo.

La oferta de estos estos espacios está dirigida no solo para nuestros usuarios de la Universidad de Antioquia, sino también para usuarios externos que los requieran para hacer sus reuniones, seminarios, cursos, asambleas, capacitaciones, conferencias, congresos, entre otros eventos.

Los auditorios de la SIU tienen como objetivo

• Apoyar la labor científica de los grupos de investigación del Sistema Universitario de Investigación, que estén en la SIU o fuera de ella.
• Apoyar las maestrías y los doctorados de la Universidad.
• Realizar eventos académicos y culturales, además de actividades artísticas de especial valor, que promuevan la integración de la labor de la SIU con la proyección institucional a la comunidad universitaria y no universitaria
• Contribuir con espacios de calidad a entidades públicas y privadas para la realización de sus reuniones empresariales, culturales, sociales, académicas.                                        

DOTACIÓN AUDITORIOS

El alquiler de los auditorios incluye, con solicitud previa, lo siguiente: 

• 20 celdas de parqueo; para ello debe solicitar el formato de autorización de ingreso de vehículos usuarios de auditorios, sin este formato diligenciado no se permite el acceso de ningún vehículo.
• Hall para exposiciones y muestras comerciales. Deberá solicitar el formato Solicitud de hall de auditorios, sin este formato diligenciado no se permite el uso de este espacio.
• Utilización de mesas y silletería auxiliar (sujetas a la disponibilidad del inventario).
• Bodega auxiliar para guardar el material del evento. 
• Cocineta para refrigerios.

El alquiler de los auditorios NO incluye:

• Computador.
• Material de tipo logístico como vasos, manteles, jarras, o arreglos ornamentales. 
• Porta pendones.
• Filmadoras.
• Grabadoras.
• Personal logístico para operar cabina de audio o computadores.
• Marcadores. 

CONTROLES DE CALIDAD

Con el fin de asegurar la oportuna y confiable prestación de este servicio; se cuenta con los siguientes controles de calidad:

• Se registra cada servicio y se realiza seguimiento teniendo en cuenta el procedimiento de auditorios.
• Se realizan encuestas de satisfacción del usuario para asegurarse de cumplir con sus necesidades.
• Se realizan reuniones con el personal del proceso para la toma de acciones de mejoramiento y para el control del servicio no conforme.
• Existe un Comité de Calidad para la presentación de los indicadores del servicio donde se establecen las acciones pertinentes para el mejoramiento.
• La Administración de la SIU garantiza un buen funcionamiento y unas óptimas condiciones de la zona de auditorios.

ÁREA DE AUDITORIOS

USUARIOS

•    Usuarios SIU: grupos de ciencia y tecnología instalados en la SIU.
•    Usuarios U de A no SIU: otras dependencias de la Universidad previa solicitud.
•    Usuarios externos.

OBLIGACIONES DEL USUARIO

• Los usuarios deben cumplir los requerimientos establecidos en el reglamento para la utilización de los auditorios (D-GA-14).
• Acatar y velar por el cumplimiento de los reglamentos establecidos actualmente en la Sede.
• Acatar y cumplir las normas establecidas en materia de seguridad.
• Velar por el buen uso de todos los espacios, mobiliarios y redes de la Sede.

Pasos a seguir para separar y contratar los Auditorios de la SIU

1. Acceder al aplicativo para la reserva de auditorios, haciendo uso de este ENLACE . Para hacer uso del aplicativo, es necesario contar con un usuario y contraseña válidos, los cuales son suministrados por el Administrador del sistema. Si es externo deberá diligenciar el formulario de Solicitud de auditorios (F-GA-15)  y enviarlo al correo electrónico auditoriossiu@udea.edu.co/.
2. En el caso de requerir uso del parqueadero, enviar el día anterior al evento antes de las 16:00 horas de lunes a jueves y antes de las 14:00 los días viernes, el formato de Autorización de Ingreso de Vehículos Usuarios de Auditorios (F-GA-17) diligenciado, para autorizar su ingreso el día del evento.
3. Verificar reserva a través del correo de confirmación, si no recibe esta confirmación es porque la reserva no se ha generado.
4. Leer el reglamento para la utilización de los auditorios (D-GA-14) y el procedimiento de evacuación del auditorio asignado.
5.  Asistir puntualmente a los eventos reservados. Si es necesario organizar el espacio debe asistir anticipación. En el caso de necesitar equipos audiovisuales y elementos complementarios, debe solicitárselos al vigilante y diligenciar el formato Solicitud de equipos audiovisuales que él entregará.
6. Desocupar los auditorios 10 minutos antes de terminar el evento, con el fin de garantizar la organización del espacio del siguiente evento y no afectar su desarrollo.
7. Entregar los equipos prestados al vigilante, firmando el formato Solicitud de equipos audiovisuales (F-GA-08) confirmando la entrega.
8. Cuando aplique cobro:

• Si es de la Universidad enviar los siguientes datos:

Dependencia que realiza el pago, centro de costos, ordenador del gasto y cargo del ordenador del gasto, para tramitar el pago por el servicio de auditorios.

• Si es externo:

Para emitir la factura deberá enviar por correo electrónico el formato diligenciado y previamente firmado: "Formato Inscripción deudor” y anexarle los siguientes documentos: 

Si es persona jurídica:

• Copia actualizada del Registro Único Tributario (RUT) 
• Certificado de cuenta bancaria. 

Si es persona natural:

• Copia del Registro Único Tributario (RUT) si se tiene o de lo contrario Copia de la Cédula de ciudadanía.
• Certificado de cuenta bancaria.

El pago deberá ser consignado en la cuenta de ahorros 105-370372-72 de BANCOLOMBIA a nombre de la Universidad de Antioquia, posteriormente deberán enviar el soporte.

Valor del servicio

El servicio de auditorios tiene unas tarifas diferenciales dependiendo si es usuario UdeA o Externo.

Ver Tarifas para uso de auditorios (F-DE-06).

RESPONSABLES

• Coordinador de Proceso Administrativo.
• Coordinador de Proceso Gestión Mantenimiento.
• Personal de Aseo y Sostenimiento.
• Personal de Vigilancia.

REQUISITOS LEGALES, REGLAMENTARIOS Y DE NORMALIZACIÓN

• Reglamento para la utilización de los auditorios (D-GA-14).
• Tarifas para uso de auditorios (F-DE-06). 
• Acta de compromiso con grupos de ciencia y tecnología de la SIU.
• Reglamentos de la Universidad de Antioquia, y de la SIU.
• Resolución Rectoral 30959 del 15 septiembre de 2010. Por la cual se adopta el manual de procedimientos e instructivos, que rige las actuaciones del Departamento de Vigilancia en el control de ingreso, permanencia y salida de personas y bienes de la Universidad de Antioquia.

OPORTUNIDAD

Solicitamos a nuestros usuarios hacer preferiblemente la solicitud con mínimo ocho días hábiles de antelación; con el fin de garantizar la logística para la reserva del auditorio requerido.

HORARIO DE ATENCIÓN AL USUARIO

De lunes a viernes de 8.00 a.m. a 5.00 p.m.

HORARIO DE USO DE LOS AUDITORIOS

De lunes a viernes de 6 a. m. a 8 p. m. y sábados de 7 a.m. a 1 p.m.

RESULTADOS DEL PRODUCTO/SERVICIO

Reserva de los auditorios y las áreas complementarias.

TRÁMITES Y SERVICIOS RELACIONADOS

Elaboración de facturas y transferencias intrauniversitarias (S-AP-03).

DATOS DE CONTACTO

Coordinación: Proceso Administrativo
Oficina: Administración SIU

WhatsApp: 3006922960
Dirección: Carrera 53 No. 61-30 Sede de Investigación Universitaria UdeA
E-mail: auditoriossiu@udea.edu.co 

Para presentar una queja, reclamo, sugerencia, felicitación o denuncia relacionada con este servicio, le solicitamos utilice el siguiente aplicativo en la dirección: https://www.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/institucional/atencion-ciudadano/canales-atencion/virtual, igualmente en cada uno de los correos del personal de la Administración de la SIU se encuentra el enlace a este software, en la imagen con las siglas PQRSFD.