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Entre julio de 2023 y julio de 2024, se registraron 78.942 firmas a través de Adobe Sign, de las cuales aproximadamente 34.700 no correspondían a los documentos autorizados para esta plataforma. Esto representó un gasto de 135 millones de pesos para la Universidad. Es fundamental que todos los usuarios comprendan y respeten los lineamientos establecidos para evitar estos costos adicionales.    

¿Qué documentos SÍ se firman por Adobe Sign? 

Según la circular rectoral Nro. 0002 del 9 de abril de 2025, los documentos que deben firmarse a través de Adobe Sign son: 

• Contratos y convenios, así como los actos administrativos derivados de estos (otrosíes, actas de liquidación).    

• Actos administrativos como resoluciones rectorales, acuerdos y resoluciones superiores y académicas, gestionados por la Secretaría General.    

• Resoluciones de vicerrectorías (Administrativa, de Docencia y de Investigación), de la División de Talento Humano, y de decanaturas, direcciones de escuela o institutos.    

¿Qué documentos NO se firman por Adobe Sign? 

Documentos como actas de interventoría, programas de curso, actos académicos que resuelvan situaciones particulares de estudiantes, comunicaciones y oficios no deben ser firmados a través de Adobe Sign. Para la firma de comunicaciones y oficios, se debe utilizar la plataforma OnBase.    

En caso de duda sobre la pertinencia de usar Adobe Sign para un documento específico, se debe consultar a la Dirección Jurídica. Para la gestión de comunicaciones a través de OnBase, se puede solicitar asesoría al correo asesoriasdgd@udea.edu.co, y el soporte técnico para otras inquietudes se solicita a través de Soluciones UdeA.   

Consulta la Circular Rectoral Nro. 0002 del 9 de abril de 2025 

Consulta la Guía para el uso de Adobe Sign

El uso adecuado de las herramientas institucionales es crucial para la eficiencia y el manejo responsable de los recursos de la Universidad.