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jueves, 28 de marzo 2024
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Formatos para convenios

La Universidad de Antioquia pone a disposición de su comunidad académica y de las instituciones extranjeras, una serie de formatos para la elaboración de convenios internacionales. 

Convenio Marco

Hoja de instrucciones

  1. Los documentos para la revisión del convenio deben ser radicados en el Formulario que se encuentra en el Portal Universitario (Empleados/Gestión y Organización/Asesoría Jurídica/Unidad de Asesoría en Gestión de Contratos y Convenios/Solicitud de Asesoría/ Haga clic para ingresar su solicitud).
  2. Las minutas que se encuentran establecidas para este tipo de Convenios deben ser diligenciadas en su totalidad. En el caso de que el documento sea de la otra Institución deben verificar que se incluyan las cláusulas esenciales de este tipo de Convenios (las pueden verificar con la minuta establecida por la UdeA).
  3. Recuerde que para la revisión de este Convenio debe adjuntar la carta de justificación, que firman los decanos y directores de las unidades académicas para avalar la suscripción de los convenios.
  4. En caso de que se esté tramitando un convenio con una institución no hispanohablante, es importante tener en cuenta que el convenio siempre debe tener una versión en español. Es por esto que la Universidad de Antioquia pone a disposición de su comunidad académica las minutas de los convenios, tanto en español como en inglés, francés y portugués.
  5. En la cláusula donde se indican los coordinadores por cada institución, procurar que los correos sean institucionales y no personales. También se recomienda incluir el correo de la coordinación de relaciones internacionales de la respectiva unidad académica.
  6. Esta minuta contiene una guía sobre la información estándar que puede ir en un convenio marco. En este sentido, no es necesario que se incluyan todas las actividades contempladas en los términos de colaboración, sino únicamente las que sean objeto de interés de las partes.
  7. Si uno de los objetos de este convenio no es la movilidad estudiantil, se puede eliminar esa cláusula.
  8. En el párrafo inicial, en el que se enuncian las partes, no es necesario que la institución extranjera aporte exactamente la misma información de la UdeA, porque en muchos casos ellos no usan, por ejemplo, el documento de identidad del representante legal en los convenios. Sin embargo, debe existir una plena identificación de la persona facultada para la celebración del convenio.
  9. La información de las fechas de firma debe corresponder a las fechas reales en las que el documento fue suscrito por cada una de las partes. Se recomienda que sean siempre dos fechas de firma, una para cada institución.
  10. En la cláusula referente a la protección de datos personales, es recomendable que la otra institución incluya la normativa específica de su país sobre esta materia.
  11. Si el idioma de ambas instituciones es el español, se debe eliminar el párrafo de la cláusula de movilidad que habla sobre “Certificar suficiencia en el manejo del idioma de la Institución de acogida…”.
  12. Si la universidad extranjera con la que se está tramitando el convenio no ofrece programas en las áreas de la salud, se debe retirar la categoría de “rotaciones clínicas y quirúrgicas” en la cláusula de movilidad.
  13. Si el convenio se firma mediante documento electrónico, se puede eliminar en la minuta la última parte donde se indica el lugar y fecha de firma, ya que esta información está incluida en la trazabilidad de la firma electrónica.
     

Archivo GenéricoDescargue aquí el formato para convenio marco en español.

Archivo GenéricoDescargue aquí el formato para convenio marco en español e inglés.

Archivo GenéricoDescargue aquí el formato para convenio marco en español y francés.

Archivo GenéricoDescargue aquí el formato para convenio marco en español y portugués.

Convenio Específico

Hoja de instrucciones

  1. Los documentos para la revisión del convenio deben ser radicados en el Formulario que se encuentra en el Portal Universitario (Empleados/Gestión y Organización/Asesoría Jurídica/Unidad de Asesoría en Gestión de Contratos y Convenios/Solicitud de Asesoría/ Haga clic para ingresar su solicitud).
  2. Las minutas que se encuentran establecidas para este tipo de Convenios deben ser diligenciadas en su totalidad. En el caso de que el documento sea de la otra Institución deben verificar que se incluyan las cláusulas esenciales de este tipo de Convenios (las pueden verificar con la minuta establecida por la UdeA).
  3. Recuerde que para la revisión de este Convenio debe adjuntar la carta de justificación, que firman los decanos y directores de las unidades académicas para avalar la suscripción de los convenios.
  4. En caso de que se esté tramitando un convenio con una institución no hispanohablante, es importante tener en cuenta que el convenio siempre debe tener una versión en español. Es por esto que la Universidad de Antioquia pone a disposición de su comunidad académica las minutas de los convenios, tanto en español como en inglés, francés y portugués.
  5. En la cláusula referente a los términos de la colaboración se deben indicar las actividades que efectivamente se van a desarrollar dentro de este convenio específico. Es decir, no solo se deben enunciar las actividades, sino que se deben desarrollar en las cláusulas posteriores. 
  6. Si uno de los objetos de este convenio no es la movilidad estudiantil, se puede eliminar esa cláusula. En caso de que el Convenio Específico se encuentre enlazado a un Convenio Marco que ya desarrolle la movilidad, no es necesario que el Específico la contenga. 
  7. En la cláusula donde se indican los coordinadores por cada institución procurar que los correos sean Institucionales y no personales. También se recomienda incluir el correo de la coordinación de relaciones internacionales de la respectiva unidad académica.
  8. En los casos en los que el Convenio Específico se encuentre enlazado a un Convenio Marco, deben verificar si las cláusulas de “Control para el lavado de activos y financiación del terrorismo” y “Protección de datos personales” ya se encuentran incluidas en el Convenio Marco. Si es así, estas pueden retirarse del Convenio Específico.
  9. En el párrafo inicial, en el que se enuncian las partes, es posible incluir al Rector y al Decano o Director de una unidad académica, en los casos en los que el convenio contemple movilidad estudiantil con exención de matrícula. Para otro tipo de actividades que contemplen o no recursos económicos, se recomienda remitirse al Estatuto de Contratación de la Universidad para definir quién es el competente para firmar el convenio.
  10. En el párrafo inicial, en el que se enuncian las partes, no es necesario que la institución extranjera aporte exactamente la misma información de la UdeA, porque en muchos casos ellos no usan, por ejemplo, el documento de identidad del representante legal en los convenios. Sin embargo, debe existir una plena identificación de la persona facultada para la celebración del convenio.
  11. Si este convenio aplica exclusivamente para una unidad académica, el nombre de la misma debe aparecer en el título del documento.
  12. La información de las fechas de firma debe corresponder a las fechas reales en las que el documento fue suscrito por cada una de las partes. Se recomienda que sean siempre dos fechas de firma, una para cada institución.
  13. En la cláusula referente a la protección de datos personales, es recomendable que la otra institución incluya la normativa específica de su país sobre esta materia.
  14. Si el idioma de ambas instituciones es el español, se debe eliminar el párrafo de la cláusula de movilidad que habla sobre “Certificar suficiencia en el manejo del idioma de la Institución de acogida…”.
  15. Si la universidad extranjera con la que se está tramitando el convenio no ofrece programas en las áreas de la salud, se debe retirar la categoría de “rotaciones clínicas y quirúrgicas” en la cláusula de movilidad.
  16. Si el convenio se firma mediante documento electrónico, se puede eliminar en la minuta la última parte donde se indica el lugar y fecha de firma, ya que esta información está incluida en la trazabilidad de la firma electrónica.

Archivo GenéricoDescargue aquí el formato para convenio específico en español.

Archivo GenéricoDescargue aquí el formato para convenio específico en español e inglés.

Archivo GenéricoDescargue aquí el formato para convenio específico en español y francés.

Archivo GenéricoDescargue aquí el formato para convenio específico en español y portugués.

 

Otros formatos

Asuntos a tener en cuenta:

  1. El formato de acta de prórroga puede ser usado también como un modelo para hacer adendas (modificaciones o adiciones a convenios vigentes). En caso de que la prórroga de un convenio involucre también la modificación o adición de información a alguna de sus cláusulas, este documento se debe nombrar como: “ACTA DE PRÓRROGA Y ADENDA DEL CONVENIO…”.
  2. La renovación de un convenio solo es posible antes de la fecha de vencimiento del mismo (ambas universidades deben firmar antes de dicha fecha). Después del vencimiento no hay lugar a una renovación y se debe suscribir un nuevo convenio.
  3. Cuando sea pertinente, aplicar también en estas actas las indicaciones dadas para los convenios marco y específico.

Archivo Genérico Descargue aquí el formato de acta de prórroga en español.

Archivo Genérico Descargue aquí el formato de acta de prórroga en español e inglés.

Archivo Genérico Descargue aquí el formato de acta de prórroga en español y francés.

Archivo Genérico Descargue aquí el formato de acta de prórroga en español y portugués.

Archivo Genérico Descargue aquí el formato de acta de resciliación en español.

Archivo Genérico Descargue aquí el formato de acta de resciliación en español e inglés.
 

 

Mayor información:
Laura García Restrepo
academicointer@udea.edu.co
6042198210

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