ACUERDO SUPERIOR 292

14 de junio de 2005

Por el cual se expide el Estatuto para el Manejo de Bienes y Seguros Universidad de Antioquia.

El Consejo Superior Universitario, en uso de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO

1.	Que la Universidad de Antioquia es una institución  con la autonomía suficiente para dictar y modificar sus estatutos a fin de satisfacer sus necesidades y expectativas, conforme al artículo 69 de la Constitución Política, a los artículos 28 y 29 de la Ley 30 de 1992, y al artículo 1 del Estatuto General (Acuerdo Superior 1 del 5 de marzo de 1994).

2.	Que el manejo de los bienes de la Universidad está regulado por la Resolución Rectoral 376 del 21 de mayo de 1980, la cual prescribe que se asignen inventarios a las personas a quienes se les hayan entregado elementos devolutivos para su uso, custodia o administración.

3.	Que la complejidad de nuestra Institución ha desbordado la regulación existente en materia de responsabilidad de manejo de los bienes devolutivos, toda vez que ha aumentado significativamente su valor y diversidad.  A lo anterior se suma el hecho de la inexistencia de criterios que informen sobre el manejo de los bienes de consumo, los cuales también deben ser objeto de control.

4.	Que la anterior situación exige la adopción de criterios claros y uniformes para el manejo, uso y administración racionales, tanto de los bienes devolutivos, como de los de consumo.

5.	Que el ejercicio de los cargos administrativos en la Universidad implica responsabilidad sobre todas las actividades inherentes al funcionamiento de la unidad académica o administrativa, entre ellas la administración de los bienes de la Universidad.

6.	Que es necesario expedir un Estatuto que guíe a la comunidad universitaria en el manejo racional y responsable de los Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad de Antioquia, asimismo los que ésta tenga a cualquier título.

7.	Que es obligación de la Universidad, como organismo del Estado, ejercer control directo y responsable de los bienes de su propiedad, acorde con lo estipulado en el artículo 209 de la Constitución Política.

8.	Que es necesario tener un sistema confiable y oportuno, en el que estén registrados y codificados los bienes con que cuenta la Universidad, que permita su control y manejo.

9.	Que se hace necesario establecer los mecanismos administrativos que permitan a la Universidad la conservación, aseguramiento y recuperación de sus bienes en casos de daños, pérdidas, hurtos, o deterioro de los mismos.

10.	Que, dada la complejidad de los bienes de la Universidad, debe existir un área especializada en el manejo, administración, control y aseguramiento de los bienes, tanto muebles como inmuebles.

ACUERDA

TÍTULO PRIMERO

ASPECTOS SUSTANCIALES

CAPÍTULO I

PRINCIPIOS

Artículo 1.  Pertenencia.  Los bienes pertenecientes a la Universidad, y que están bajo cuidado, uso y/o administración de personas que tienen vinculación laboral, o contractual, con la Universidad, recibirán, por parte de aquellas, el trato y el uso adecuados para los cuales la Universidad los ha adquirido.

Artículo 2.  Función Social.  El uso y explotación de todo bien que pertenezca a la Universidad se hará teniendo en cuenta que éste es para el beneficio de toda la comunidad Universitaria.

Artículo 3.  Responsabilidad.  El uso de los bienes de la Universidad se hará con la diligencia y los cuidados necesarios para evitar el daño de aquellos, y para que el deterioro no exceda el que se da por su uso normal y racional.  Por eso, la persona que haga uso de un bien deberá tener la aptitud y los conocimientos necesarios para un adecuado manejo y explotación del mismo.

Artículo 4.  Eficiencia.  Los bienes de la Universidad serán usados de tal forma que se aproveche al máximo la capacidad o disposición para las cuales fueron adquiridos o recibidos, según las funciones propias de quien los utilice.

Artículo 5.  Racionalización.  Los bienes de la Universidad, particularmente aquellos que son consumibles, serán utilizados de tal forma que no se consuman más allá de lo estrictamente necesario; en este sentido, el funcionario utilizará los bienes, optimizándolos, para realizar su labor sin desperdiciar los mismos.

CAPÍTULO II

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 6.  Del control. La Sección de Inventarios, mediante un adecuado sistema de codificación, identificará, clasificará y ordenará los distintos bienes de la Universidad, así como los que ésta tenga a cualquier título para el desarrollo de los fines institucionales.

Artículo 7.  Vigilancia. La Sección de Inventarios ejercerá inspección, vigilancia y control sobre los bienes de la Institución, en cualquier tiempo y de manera permanente.

Artículo 8.  La cartera.  La cartera es el documento en el cual se relacionan los bienes devolutivos que la Universidad posee a cualquier título, y que entrega a funcionarios, contratistas o entidades que lo requieran para el ejercicio de las funciones y actividades para las cuales fueron vinculados o contratados.
La cartera tendrá el nombre de la persona o entidad responsable de la misma. En ella, los bienes serán debidamente identificados, y determinado el espacio físico donde se hallan y utilizan.

Artículo 9.  Clases de cartera.  Para una mejor distribución, cuidado y uso de los bienes en la Universidad, se aplicarán los siguientes tipos de cartera: cartera personal, cartera institucional, cartera compartida, y cartera especial.

Artículo 10.  Cartera personal.  Es aquella en la cual se hallan consignados todos aquellos bienes propiedad de la Universidad, que han sido asignados a empleados, trabajadores o contratistas (individualmente considerados), para su uso, custodia y/o administración.

Parágrafo. La Universidad entregará bienes bajo custodia, a contratistas, siempre y cuando éstos tengan los recursos suficientes para responder por ellos y presenten una póliza de manejo específica para tal fin.

Artículo 11.  Cartera institucional.  Los bienes que, por sus características físicas y uso general en los programas de pregrado, posgrado, investigación y extensión, no puedan asignarse en carteras personales, serán cargados a la unidad administrativa o académica bajo la modalidad de cartera institucional, y los jefes de esas unidades serán responsables por la pérdida, hurto o deterioro anormal (por mal uso) de dichos bienes, pero dicha responsabilidad podrá ser delegada en los administradores u otros funcionarios de la Universidad, previo concepto de la Sección de Inventarios.

Artículo 12. Obligaciones de los responsables de la cartera institucional.  El jefe de cada dependencia administrativa o académica que tenga a su cargo cartera institucional deberá presentar un informe anual de los bienes, al programa de  Bienes y Seguros, donde rinda cuenta de la cantidad, ubicación, estado de la misma, y de las medidas adoptadas para su adecuado uso y conservación.

Al finalizar cada vigencia fiscal, estas carteras deberán estar actualizadas, y presentar informe de ello ante la Sección de Inventarios a más tardar al 20 de febrero del año siguiente a la vigencia vencida.

Artículo 13.  Del fondo de reposición de bienes de cartera institucional. De todos los ingresos anuales recibidos por las unidades administrativas o académicas, se destinará el cinco por ciento (5%) para alimentar este fondo, que tendrá como única finalidad la reposición de los equipos de uso general que se hayan perdido, dañado o depreciado, incluyendo, además, las reclamaciones del seguro a que hubiere lugar.

Parágrafo 1. Si no se tomaron medidas idóneas para el adecuado uso, cuidado y conservación, la reposición se hará con cargo al presupuesto de cada unidad administrativa o académica, y tendrá prelación sobre la adquisición de cualquier otro bien que la dependencia necesite.

Parágrafo 2.  Si la pérdida, daño o depreciación es imputable a una persona en particular, la respectiva unidad administrativa o académica tendrá que repetir contra ésta, de tal suerte que lo desembolsado ingrese nuevamente al presupuesto de la respectiva unidad.

Artículo 14. Responsabilidad de la cartera institucional.  La cartera institucional tiene una responsabilidad impersonal, en virtud de la cual el órgano o ente a quien se haya asignado es responsable de los bienes devolutivos.  No obstante lo anterior, si se comprueba dolo o culpa grave de los directivos del ente con el manejo de la cartera institucional, los responsables directos serán éstos.

Artículo 15.  Continuidad de la responsabilidad.  El cambio de directivos o de administración de un ente o unidad administrativa o académica no extingue la existencia de la cartera institucional.  Las personas que salen de un cargo deben hacer inventario solemne de lo que entregan al funcionario que llega, momento en el cual cesan sus obligaciones con relación a la cartera institucional.  En caso de no ser elegido inmediatamente el funcionario de reemplazo, el inventario se entregará al funcionario de mayor jerarquía o, en su defecto, a quien en forma provisional desempeñe las funciones del cargo.

Artículo 16. Cartera compartida. Es aquella en la que, teniendo un responsable principal, existen varios funcionarios que hacen uso de los bienes en referencia; por lo tanto, dichos funcionarios serán responsables solidariamente de los bienes compartidos y como tal responderán ante la Universidad por dichos bienes.

Artículo 17.  Cartera especial.  Denomínase cartera especial aquella cuya finalidad es la custodia de los bienes que se encuentren en un estado de potencial circulación, ya sea como reactivación de activos fijos, o en tránsito de bienes en desuso para posibles donaciones, ventas, destrucciones, fundiciones o de deshueso para repuestos; también se denominan así aquellas carteras cuya finalidad será registrar, por medio de la Sección de Inventarios, todos aquellos elementos que sean hurtados, dañados, destruidos, o que hayan sido repuestos por los funcionarios por medio de pagos o de retención de prestaciones.

Artículo 18.  Cartera especial: Kardex de Reintegro (000000000012-9).  Esta cartera se manejará en el Departamento Comercial, Sección de Inventarios, y a ella ingresarán todos aquellos bienes de la Universidad que las diferentes dependencias consideren que les sean obsoletos, que se encuentren en mal estado, o que no cumplan una función en ellas.  El reintegro se hará por el responsable directo del bien, con el visto bueno de su jefe inmediato.

Artículo 19.  Reactivación de activos.  Los bienes registrados en la cartera especial podrán pasar a reactivar los activos de otras dependencias o de otros funcionarios, y, por lo tanto, pasarán a ser registrados en carteras personales o institucionales por medio de vales de almacén; también podrán pasar como bienes en desuso, en cuyo caso se registrarán, en la cartera especial, bajas por reintegro (000000000013-9), por medio de acta emitida por el Comité Técnico.

Artículo 20.  Cartera especial: Bajas por Reintegro (000000000013-9).  En esta cartera se registrarán todos aquellos bienes de la Universidad provenientes de la cartera kardex reintegros de almacén, y cuyo fin podrá ser la donación, venta, destrucción, fundición, o para el deshueso y uso en repuestos; se descargarán de dicha cartera mediante actas del Comité de Disposición de Bienes Muebles Inservibles y en Desuso.  Esta cartera estará bajo la responsabilidad del Jefe del Departamento Comercial.

Artículo 21.  Cartera especial: Elementos Baja Inventarios (000000000014-9).  En esta cartera se registrarán todos aquellos bienes que, por motivo de desuso o daño parcial, sean destruidos por la  Sección de Inventarios, como la vidriería; igualmente los bienes hurtados, perdidos o dañados por actos mal intencionados de terceros, o aquellos bienes que por voluntad de los funcionarios o por decisión disciplinaria de la Universidad sean cancelados en dinero como reposición de los mismos.  Todos estos bienes se descargarán mediante acta de baja de la Sección de Inventarios, con un consecutivo asignado.

Artículo 22.  Obligación.  Al finalizar cada vigencia fiscal, estas carteras deberán estar actualizadas, y presentar informe de ello ante la Sección de Inventarios a más tardar al 20 de febrero del año siguiente a la vigencia vencida.

Artículo 23.  Soporte de cartera.  Es el documento por medio del cual se asignan o retiran los bienes a las personas contratadas o vinculadas a la Universidad, tales como vales de traslado, vales de reintegro, vales de almacén, inventarios físicos y/o rednas (Registro de elementos devolutivos que no ingresan al Almacén); dichos bienes serán registrados en las respectivas carteras.

Artículo 24.  Autoinventario. Con el fin de mantener actualizada la base de datos de la Sección de Inventarios, toda persona contratada o vinculada a la Institución, a la que ésta le asigne cartera, deberá presentar anualmente, a esta sección, un informe detallado sobre la ubicación y el estado de dichos bienes.

Parágrafo 1.  El informe deberá entregarse a más tardar el 20 de febrero de cada año. Quien no entregue el autoinventario a esa fecha, se entenderá que acepta las condiciones del mismo y, por lo tanto, responderá por todos los bienes que se encuentren en su cartera.

Parágrafo 2.  No obstante lo prescrito en el parágrafo anterior, y de conformidad con el artículo séptimo de este Estatuto, en cualquier momento la Sección de Inventarios de la Universidad de Antioquia podrá realizar inspección y/o verificación del autoinventario, sin que pueda oponerse el empleado que tenga el bien a cargo, y sin perjuicio de las inspecciones que puedan realizar los diferentes órganos de control.

Parágrafo 3.  Los bienes de la Universidad deberán permanecer en las instalaciones dispuestas y registradas en la Sección de Inventarios para su uso.

En caso de que se requiera utilizar un bien de la Universidad en sitio diferente del asignado, se deberá tener autorización del jefe inmediato y del funcionario responsable del bien.

Si se requiere retirar los bienes de los predios universitarios, deberá contar, además, con el visto bueno de la Sección de Inventarios y del Departamento de Vigilancia, para efectos de los trámites ante las compañías de seguros.

Parágrafo 4.  Para los bienes ubicados en los predios fuera de la Ciudad Universitaria, las autorizaciones las dará el ordenador del gasto o, en su defecto, el administrador de dicha unidad, e igualmente se deberá contar con el visto bueno de la Sección de Inventarios y del Departamento de Vigilancia, para efectos de los trámites ante las compañías de seguros.

Artículo 25.  Paz y salvos.  Toda persona que, en forma temporal o definitiva deje de laborar en la Universidad,  deberá estar a paz y salvo con la Sección de Inventarios. Para la expedición de certificados de Paz y Salvo que soliciten quienes hayan cesado en sus funciones, será requisito fiscal que el interesado entregue a satisfacción los bienes que tenía bajo su responsabilidad.

Parágrafo 1. La Sección de Inventarios, en caso en que el funcionario no haya entregado los bienes, procederá a su valoración, e informará al Departamento de Relaciones Laborales para que allí se proceda en concordancia con la ley, y se recuperen los bienes de la Universidad.

Parágrafo 2.  El Departamento de Relaciones Laborales estará obligado a avisar a la Sección de Inventarios cuando a un funcionario, previa su autorización, se le deduzca de sus prestaciones el valor correspondiente a los faltantes que le fueron notificados en el momento de su retiro, enviando copia del documento soporte de dicha deducción para que la  Sección de Inventarios proceda a elaborar Acta de Baja y sanear la cartera del funcionario.

Parágrafo 3.  El funcionario que por algún motivo requiera ingresar a la Universidad un bien de su propiedad deberá solicitar autorización previa de la Sección de Inventarios,  donde se especifiquen las características del bien, su ubicación y el tiempo que permanecerá  dicho bien en la Universidad.  Si para su utilización requiere obras y adecuaciones, deberá tener el visto bueno del Departamento de Sostenimiento, y las obras correrán por cuenta del funcionario solicitante.  En el momento en que se vaya a retirar el bien, deberá ser autorizado por la Sección de Inventarios y el Departamento de Vigilancia, y dejar los sitios en las condiciones iniciales.

TÍTULO SEGUNDO

MANEJO INTERNO DE BIENES

CAPÍTULO I

DE LOS BIENES Y SU CLASIFICACIÓN

Artículo 26.  De la clasificación de los bienes. Para el cumplimiento de sus objetivos y fines institucionales, la Universidad de Antioquia posee bienes muebles e inmuebles, los cuales son usados, consumidos, administrados y vigilados para el cabal ejercicio de las actividades de investigación, extensión y docencia.

Los bienes de la Universidad también tendrán una clasificación según el uso que se les dé, en cumplimiento de los fines institucionales.

Artículo 27.  Del título de propiedad.  La propiedad o dominio de los bienes inmuebles de la Universidad de Antioquia se determinará mediante escritura pública debidamente protocolizada y registrada en la competente Oficina de Registro de Instrumentos Públicos; en tanto que la de los bienes muebles será por medio de tarjetas de propiedad, facturas, actas, registros, resoluciones, o actos administrativos.

Artículo 28.  Bienes inmuebles.  Son las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro.

Las cosas que se adhieren permanentemente a un bien inmueble se considerarán bienes inmuebles por adhesión.

Si estos bienes inmuebles por adhesión pueden ser desprendidos del bien inmueble sin que se destruyan o pierdan su utilidad, volverán a tener la categoría de bienes muebles.

Artículo 29.  Bienes muebles.  Son aquellas cosas que se pueden transportar de un lugar a otro por sí o por interpuesta persona.

Los bienes muebles, a su vez, y para los efectos del presente Estatuto, se dividen en: bienes de consumo y bienes devolutivos.

Artículo 30.  Bienes de consumo.  Son aquellos que, cuando se usan de conformidad con su naturaleza, se destruyen o extinguen.

Artículo 31.  Bienes devolutivos.  Son los que, cuando se usan de conformidad con su naturaleza, no se destruyen ni extinguen.

Artículo 32.  Clasificación de los bienes según su uso.  Los bienes de la Universidad se clasificarán, según su uso, en bienes de uso individual, bienes de uso compartido, y bienes de uso general.

Artículo 33.  Bienes de uso individual.  Son aquellos que son usados por una sola persona, según sus funciones.

Artículo 34.  Bienes de uso compartido.  Son aquellos que son usados por un equipo de personas, dentro de un mismo espacio.

Artículo 35.  Bienes de uso general.  Son los que están al alcance de toda la comunidad universitaria, para uso y disfrute.

CAPÍTULO II

DE LA ASIGNACIÓN DE BIENES

Artículo 36.  Asignación.  Es la designación de un funcionario, contratista o entidad, para la custodia, uso y/o administración de un determinado bien de la Universidad.

Parágrafo: La designación puede hacerse en cualquier momento, durante la existencia del bien en la Universidad, conforme lo amerite cada situación particular.

Artículo 37.  Entrega.  Es la puesta física del bien, a disposición del funcionario designado como custodio y/o administrador del mismo, para que se le dé un adecuado uso, en cumplimiento de los fines institucionales.

Parágrafo.  La entrega será respaldada por un documento que debe contener las características del bien asignado, la ubicación del mismo, las firmas de quien recibe y de quien entrega, el visto bueno del ordenador de gasto o jefe inmediato de quien hace la entrega, y la fecha de entrega del bien.

Artículo 38.  Competente para asignar.  Los jefes de las unidades académicas y administrativas son los competentes para hacer las asignaciones de bienes a los diferentes funcionarios, entidades y contratistas de la Universidad.

Parágrafo.  La asignación de los bienes se hará teniendo en cuenta que los mismos tengan relación mediata o inmediata con el desempeño de las funciones.

Artículo 39.  Del acta de recibo de bienes. Al tomar posesión de un cargo dentro de la Universidad, con su firma toda persona se entenderá comprometida a suscribir acta solemne, mediante la cual quedarán bajo su responsabilidad los bienes que la Institución le asigne para el ejercicio de sus funciones.

Parágrafo.  Para el cumplimiento del presente artículo, los funcionarios dispondrán de un término prudencial, no mayor de treinta (30) días contados a partir de la fecha de notificación de los elementos a su cargo, para firmar u objetar su cartera; después de transcurrido este período sin pronunciarse, se considerará aceptada en su totalidad.

En este último caso, la Sección de Inventarios levantará acta donde se asentará esta situación.

Artículo 40.  Solicitud de bienes.  Las personas que, en virtud de cualquier vínculo con la Universidad de Antioquia, necesiten para el ejercicio de sus funciones bienes muebles de la Institución, harán la solicitud al jefe de la unidad administrativa o académica, o al ordenador del gasto de la dependencia donde labora, justificando la necesidad del bien.

Artículo 41.  De las reposiciones.  En el momento en que una persona vinculada con la Universidad, por cualquier causa necesite restituir un bien que tiene bajo su custodia, debe informar por escrito con el visto bueno del jefe inmediato a la Sección de Inventarios, presentando, además, documentos de adquisición legal, tales como factura o manifiestos de aduana, con el fin de que esta sección proceda a marcar los bienes en reposición y a hacer los correspondientes cambios de identificación serial.

Artículo 42.  Reposición.  La reposición tendrá lugar en los casos de pérdida, deterioro o hurto de los bienes muebles.

Artículo 43.  Restituciones.  En el momento en que una persona vinculada con la Universidad necesite restituir un bien que tiene bajo su custodia, debe informar de tal acontecimiento al jefe de la unidad administrativa o académica, y tramitar dicha restitución ante el Jefe de la Sección de Inventarios, quien asignará un funcionario para que realice los trámites pertinentes.

Artículo 44.  De los traslados.  Todo traslado de bienes de un funcionario a otro requiere la aprobación del jefe de la unidad administrativa o académica correspondiente.  Sin este requisito, la persona a cuyo nombre figuren los bienes trasladados continuará siendo la responsable de ellos ante la Sección de Inventarios.  Los traslados pueden realizarse entre funcionarios de una misma unidad administrativa o académica, o entre diferentes unidades administrativas y académicas.  En todos los casos se requiere el vale de traslado.

Artículo 45.  Vale de traslado.  El vale de traslado es el formato que el funcionario deberá diligenciar con el fin de descargar un bien de su cartera personal, o compartida en la de otro funcionario para que en adelante sea éste quien asuma su custodia, aprovechamiento, uso y/o administración, y adquiera la responsabilidad sobre el mismo.  Los vales de traslado deben ser reportados a la Sección de Inventarios para que ésta haga los correspondientes ajustes de cartera.

Parágrafo.  El vale de traslado tendrá la forma y diseño que la Sección de Inventarios considere conveniente, y necesariamente en él tendrán que aparecer las firmas del responsable del bien, de su jefe  inmediato, y de la persona que recibe.

Artículo 46.  Reintegro.  Las unidades administrativas o académicas que técnicamente posean bienes obsoletos, dañados o subutilizados, podrán reintegrarlos al Departamento Comercial en los días establecidos por éste, previo el lleno total del respectivo vale de reintegro.  Estos bienes se descargarán de las carteras de procedencia e ingresarán a la cartera Kardex de reintegros.

Artículo 47.  Del comité Técnico de Reintegros. Créase el Comité Técnico de Reintegros, integrado así: el Jefe del Departamento Comercial quien lo presidirá, un representante del Museo Universitario, un representante del Centro de Instrumentación Interfacultades (CII), y un representante de la Oficina de Control Interno. El Comité tendrá como función verificar la clasificación de los bienes reintegrados, y recomendar, al Comité de Bienes Obsoletos y en Desuso, cuáles pueden ser donados, fundidos, vendidos, o que permanezcan en Kardex para el uso en otras dependencias. 

Parágrafo.  Esta información clasificada se reportará mensualmente al Comité de Disposiciones de Bienes en Desuso, para que éste proceda a recomendar, al Rector, la donación, venta, destrucción, fundición, etc., de estos bienes.

Artículo 48.  Baja de bienes.  Es un proceso soportado legalmente en un acto administrativo, mediante el cual se retiran, tanto de las carteras como del soporte contable, los bienes devolutivos o activos fijos que han sido objeto de destrucción total o parcial, pérdida, deterioro, hurto u obsolescencia.

Artículo 49.  Investigación.  Cuando el patrimonio de la Universidad de Antioquia resulte mermado por la pérdida, hurto o deterioro anormal de uno o varios bienes asignados a algún funcionario bajo la modalidad de cartera personal o institucional, se deberá informar a la Unidad de Asuntos Disciplinarios para que inicie la correspondiente investigación disciplinaria, o dé traslado a las dependencias competentes para cada caso.

Artículo 50.  Descarga de bienes.  Una vez se presenta la pérdida, hurto o deterioro anormal de un bien que haga parte de cualquier cartera, deberá informarse de tal acontecimiento a la Sección de Inventarios para que se surta la diligencia de baja respectiva y se realicen los correspondientes trámites de seguros. 

CAPÍTULO III

DE LA RESPONSABILIDAD

Artículo 51.  Obligaciones.  Son obligaciones de todos los servidores públicos de la Universidad:

a.	Vigilar y salvaguardar los intereses de la Universidad.

b.	Responder por la conservación y utilización de los documentos, materiales, dinero, equipos y demás bienes confiados a su uso, guarda y/o administración, y rendir informe según lo estipulado en el artículo 23 de este Estatuto, o cuando lo solicite su jefe inmediato o el decano, según se trate de no docentes o de docentes respectivamente.

c.	Al momento del retiro de la Institución, y por medio del documento respectivo, entregar su cartera saneada al funcionario que entre a reemplazarlo, o, en su defecto, a su jefe inmediato.

d.	Contar con la debida autorización de su jefe inmediato cuando se pretenda entregar un bien a otra persona, o reintegrarlo.

e.	Con carácter de obligatoriedad, asistir a las actividades de capacitación que la Universidad ofrezca en relación con el uso, manejo y aseguramiento de los bienes que se tengan bajo su responsabilidad.

f.	Asesorar y/o capacitar a la Universidad, administrativa y académicamente, al momento de entregar un bien que por sus características especiales requiera tal capacitación, o cuando la Universidad lo solicite.

g.	Cumplir las obligaciones derivadas de la capacitación.

h.	Informar de manera inmediata, a la Sección de Inventarios, toda novedad que se presente sobre sus bienes, como en caso de hurto, pérdida o daño del bien.

i.	Cumplir con la reglamentación orientada al cuidado y control de bienes, expedida por cada unidad académica o administrativa.  Asimismo, acatar los criterios de uso y control de los bienes de consumo que se  establezcan en un futuro, y los cuales harán parte de este Estatuto.

j.	Cumplir la reglamentación que se expida en desarrollo de este Estatuto.

Artículo 52.  Prohibiciones.  A los servidores públicos de la Universidad les está prohibido:

a.	Ejecutar o permitir que se ejecuten actos de violencia que causen daño sobre los bienes muebles o inmuebles de la Institución.

b.	Entorpecer o impedir el desarrollo de las actividades de la Universidad, de cualquier forma, por ejemplo no prestando la capacitación necesaria para el manejo de los bienes, o no permitiendo la utilización debida de los mismos.

c.	Transferir a cualquier título o usufructuar indebidamente los bienes muebles o inmuebles, o la propiedad intelectual o industrial que pertenecieren a la Universidad.

Artículo 53.  Jefes de unidades académicas y administrativas.  Son obligaciones específicas de los jefes de unidades académicas y administrativas:

a.	Informar, a la Sección de Inventarios, acerca de toda compra o disposición que se haga de bienes.

b.	Velar por los bienes de uso general que tengan a su cargo.  Para ello, deberán tener una reglamentación orientada al cuidado y control de estos bienes.  Dicha reglamentación deberá ser divulgada por medios idóneos, y presentada a la Sección de Inventarios.

Esta obligación no libera de la responsabilidad que pudiere tener el jefe de la unidad académica o administrativa, o en quien éste delegue, sobre el hurto, pérdida o daño que se dé respecto de los bienes muebles o inmuebles de la Universidad.

c.	Recibir el inventario de los empleados docentes y no docentes que se encuentren bajo su subordinación, según sea el caso, en los eventos de retiro de los mismos, y mientras se provee el cargo.

d.	Autorizar la entrega, traslado o reintegro de un determinado bien a las personas que se encuentren bajo su subordinación.

Artículo 54.  Exoneración de responsabilidad.  El servidor que incumpla algunos de los deberes, o infrinja alguna de las prohibiciones señaladas en este Estatuto, evitará la acción disciplinaria si restituye el bien por uno de igual o mejor calidad, o reconoce el valor señalado por la Sección de Inventarios, siempre y cuando no haya actuado con dolo o culpa grave.

Parágrafo.  Para los efectos de este Estatuto, se entiende por dolo la intención positiva o maliciosa de inferir injuria a personas o a la propiedad de la Universidad; en tanto que la culpa grave consiste en no manejar los bienes de la Institución con el cuidado que aun las personas negligentes o de poca prudencia suelen emplear en sus actividades propias.

TÍTULO III

DE LA ADMINISTRACIÓN DE SEGUROS

CAPÍTULO I

DEL ASEGURAMIENTO DE BIENES

Artículo 55.  Del seguro. La Sección de Inventarios buscará dar cumplimiento a los requerimientos de ley para que, según los estudios técnicos, todos los bienes muebles e inmuebles de la Universidad estén debidamente asegurados con miras a que la Institución minimice los posibles detrimentos patrimoniales que algún siniestro pueda generar.

Artículo 56. De la adquisición de pólizas. La Sección de Inventarios, previos los estudios técnicos realizados con personal calificado y con los intermediarios de seguros, buscará la contratación de pólizas con empresas comerciales de seguros, o asumirá algunos riesgos siempre y cuando la relación costo beneficio sea negativa para la Institución; a su vez, podrá también asumir riesgos por medio del Fondo de Autoseguro creado según Resolución Superior 1125  del 8 de junio de 2004, en aquellos casos en que algunos riesgos no puedan asegurarse comercialmente.

Artículo 57. De los mapas de riesgos. La Sección de Inventarios, según su área, participará en la definición y elaboración de los mapas de riesgos institucionales, con las otras áreas que así se requiera, bajo la dirección y coordinación de la Vicerrectoría Administrativa.

DISPOSICIONES FINALES

CAPÍTULO ÚNICO

Artículo 58.  Reglamentación.  Cuando se haga necesario reglamentar lo dispuesto en el presente Estatuto, deberá hacerse por medio de Resolución Administrativa.

Artículo 59.  Derogatorias y vigencia.  Este Estatuto deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, y comienza a regir a partir de la fecha de su aprobación.

Manual Santiago Mejía Correa		Ana Lucía Herrera Gómez
Presidente						Secretaria