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La historia de la Gestión Documental en la Universidad se encuentra marcada por eventos significativos que han permitido la evolución de los archivos en Colombia. Desde 1974 la Institución ha construido una importante trayectoria en el modelo de organización de los documentos de archivo dando como resultado la gestión sistemática de la memoria de esta Casa de Todos en Antioquia.

En sus inicios, entonces denominada Oficina de Archivo, la División de Gestión Documental tuvo la importante tarea de realizar un inventario general de archivos, recuperación de información, microfilmación de documentos y sistematización administrativa de documentos que fueron afectados a partir de un incendio que ocurrió en el Bloque 16 en junio de 1973, y que dejó como resultado la pérdida de gran parte de la historia documental de la Institución que se tenía hasta esa fecha. 

En ese ejercicio de documentar y recuperar la información, se establecieron diferentes acciones para disponer de un inventario actualizado de archivos y su organización, así como de implementación de tecnología micrográfica con el fin de almacenar de manera segura los archivos institucionales. De este modo, en 1984 se reestructuró la dependencia, mediante los Acuerdos Superiores 8 y 9. En virtud de estos acuerdos quedó adscrita a la Secretaría General y se le asignó un doble carácter: el primero es el administrativo, y el segundo básico y fundamental mediante el cual se administra, custodia y conserva el patrimonio documental de la universidad. 

A finales de los 80,  se crea, mediante la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, el Archivo General de la Nación,  con funciones básicas tales como establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivo, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación; también era función del AGN promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación de su patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural e histórica. 

A través de estas experiencias, que implicaron el desarrollo e implementación de la disciplina archivística en el país, y la participación de la Secretaría de Educación y Cultura de Antioquia, el Museo Universitario, la Escuela de Bibliotecología y el Departamento de Historia, se impulsó y se promovió la reestructuración de la dependencia, la cual se oficializó mediante la Resolución Rectoral 5375 de 1994. Por medio de esta resolución, se creó el Sistema de Archivos Universitarios bajo la coordinación y dirección del Departamento de Administración Documental. 

En el 2001 se implementó el procesamiento electrónico de documentos, que significó el reemplazo paulatino de la tecnología micrográfica, y posibilitó a la Institución el almacenamiento masivo de información, su recuperación y acceso a través de Intranet. 

La Universidad de Antioquia, por medio del Departamento de Administración Documental, empezó a formar parte del Sistema Nacional de Archivos y actualmente participa como miembro en el Comité Nacional de Archivos Universitarios, el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia y el Comité Evaluador de Documentos a nivel Regional, como División de Gestión Documental y de la Mesa Sectorial del SENA en toda su trayectoria y evolución.

A lo largo del tiempo, la Gestión Documental se ha encargado de emitir lineamientos, diseñar e implementar herramientas archivísticas que orienten a la institución hacia el cumplimiento del ciclo vital de los documentos producidos y recibidos en desarrollo de sus funciones, bien sean, académicas, administrativas y/o de extensión.  

Otra de las funciones que realiza la División de Gestión Documental es asegurar la preservación y la gestión adecuada de la documentación que resulta de la vida académica y administrativa de la Universidad.  Para ello el equipo humano de esta División se enfoca en fomentar el desarrollo institucional a partir de la gestión, organización y preservación de documentos de archivo. Gracias al compromiso con la gestión documental institucional, se ha logrado la implementación de sistemas y procesos que garantizan la integridad y accesibilidad de la información administrativa y académica de la Universidad.  Algunos de esos procesos tienen que ver con la puesta en marcha del proyecto de transformación tecnológica Cero Papel; la implementación del Gestor de Contenidos Institucional OnBase y el Plan de Preservación Digital, por mencionar algunos. 

En el desarrollo de las funciones de esta División, el hecho de custodiar, conservar y preservar la documentación que produce la Institución, significa dejar una huella en la Universidad que contribuye a mantener la memoria y la historia de la Alma Máter.
 

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