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miércoles, 14 de abril 2021
14/04/2021
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Avanza adecuación organizacional de la Vicerrectoría de Extensión de la UdeA

En el tema estratégico 4 -Gestión administrativa y del financiamiento- del Plan de Desarrollo Institucional 2017-2027 se propone avanzar hacia una gestión que transforme a la Universidad a partir del desarrollo de capacidades para el aprendizaje, la innovación y la autogestión, y que le posibiliten la modernización y flexibilización de sus procesos, estructuras y recursos. Un propósito que deviene de años atrás, pues el Decreto 943 de 2014, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, declaró como uno los principales elementos de la gestión, el modelo de operación por procesos.

El 26 de agosto de ese mismo año, a través del Acuerdo Superior 430, nuestra Universidad estableció como pilar de la calidad y como marco de operación y desarrollo de su quehacer, el enfoque basado en procesos; un cambio fundamental que ha incidido positivamente en la estructura organizacional de diferentes dependencias de la Institución, y que favorece las articulaciones necesarias para responder más eficazmente a las necesidades y expectativas de los grupos de interés, agregando valor a las actuaciones institucionales. 

Es así como, luego de amplias reflexiones administrativas y académicas, el Consejo Superior Universitario, a través del Acuerdo Superior 445 de 2017, estableció la nueva estructura organizacional para la administración central de la Universidad, señalando a las divisiones como dependencias claves en el funcionamiento de las vicerrectorías y direcciones. Como parte de ese proceso, la Secretaría General, la Vicerrectoría Administrativa, la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional, la Dirección Jurídica, la Dirección de Comunicaciones y la Oficina de Auditoría Institucional hoy desarrollan su quehacer universitario a partir de la gestión por procesos, que implica una reorganización interna de la Universidad. 

Bajo estas premisas, el pasado 24 de noviembre de 2020, a través del Acuerdo Superior 470, el Consejo Superior Universitario definió que la nueva estructura organizacional de la Vicerrectoría de Extensión estará compuesta por cuatro divisiones:

  • División de Interacción Social 
     
  • División de Cultura y Patrimonio
     
  • División de Innovación 
     
  • División de Egresados 


Además de la Unidad de Apoyo Administrativo, un equipo de trabajo transversal, que tendrá como objetivo acompañar en los asuntos administrativos la gestión de la Vicerrectoría.


¿En qué consiste la adecuación a la estructura organizacional de la Vicerrectoría de Extensión? 

La Vicerrectoría de Extensión antes de la Resolución Superior 2425 del 26 de enero de 2021

La Vicerrectoría de Extensión, hoy 


Esta nueva estructura organizacional obedece a la revisión de los procesos de la extensión universitaria, y busca dar respuesta a la proyección estratégica de la Institución y a las nuevas realidades de la Universidad y de la sociedad. 

Los asuntos de gestión de cada división y de la unidad, así como la composición preliminar de las mismas, quedaron definidos en la Resolución Superior 2425 del 26 de enero de 2021


División de Interacción Social


Una de las principales novedades, es la creación de la División de Interacción Social, que tendrá como objeto fundamental propiciar el diálogo con los estamentos universitarios, organismos, asociaciones, instituciones, comunidades y grupos locales, nacionales e internacionales, con el fin de establecer intercambios de conocimiento, saberes y prácticas, buscando alternativas de solución que respondan a las verdaderas necesidades de la sociedad, todo esto bajo los principios de responsabilidad social y solidaridad, mediante una oferta unificada de programas, proyectos, productos y servicios de extensión de la Universidad. Sus principales asuntos de gestión serán:

  • El fortalecimiento de las relaciones para la extensión.
     
  • La gestión de la responsabilidad social.
     
  • El desarrollo de la extensión solidaria y el voluntariado.
     
  • La gestión de servicios y proyectos de extensión.
     
  • La gestión de servicios de laboratorio.


División de Innovación


Por su parte, la nueva División de Innovación tendrá como objeto fundamental contribuir con el desarrollo socioeconómico de los territorios a partir de soluciones basadas en conocimiento, generados en y desde la Universidad, gestionando recursos, proyectos y servicios de innovación, fomentando la cultura innovadora e implementando estrategias de articulación y desarrollo conjunto con actores del ecosistema de innovación. Sus principales asuntos de trabajo, que en la práctica ya venía gestionando, son:

  • La gestión de transferencia de conocimiento.
     
  • La gestión de la propiedad intelectual .
     
  • La gestión del emprendimiento.
     
  • La gestión de la innovación social.
     
  • El fomento de la innovación institucional.


División de Cultura y Patrimonio


La División de Cultura y Patrimonio surge, además de los nuevos retos en la materia, de la fusión del Museo Universitario y el Departamento de Extensión Cultural, y tendrá como objeto fundamental el estudio cultural desde la conceptualización; la praxis cultural para la proyección, producción y promoción de las culturas; la divulgación para el relacionamiento, el fomento y proyección de la cultura entre la universidad y la sociedad; así como la identificación, protección y visibilización de los patrimonios de la Universidad, el desarrollo de experiencias lúdicas y de aprendizaje, y la interacción académica y de investigación asociados con la ciencia, el arte, las culturas y los saberes. Los siguientes serán sus asuntos de gestión:

  • La orientación estratégica y de proyectos especiales en el ámbito de la cultura y el patrimonio
     
  • Gestión de patrimonios
     
  • Gestión artística y cultural
     
  • Fomento de la extensión cultural y de patrimonios
     
  • Formación y mediación cultural y de patrimonios.
     
  • Gestión de la divulgación de las culturas y los patrimonios y 
     
  • Creación de exhibiciones y acciones culturales y de patrimonio. 


División de Egresados


Esta División tendrá como objeto fundamental ser enlace permanente entre los egresados y su universidad, mediante la implementación de estrategias que fortalezcan la comunicación y el relacionamiento con este grupo de interés, visibilicen su participación, presencia e impacto en la sociedad, motiven su vinculación en las actividades universitarias y orienten el desarrollo y fortalecimiento de sus competencias. Sus principales asuntos de gestión serán:

  • La caracterización de los egresados
     
  • La gestión de necesidades de los egresados y 
     
  • El fortalecimiento de las relaciones con los egresados.


A través de la Resolución también se creó la Unidad de Apoyo Administrativo, cuyo objeto fundamental es apoyar al equipo de trabajo en la gestión de los recursos administrativos, financieros, logísticos y del talento humano requeridos para el desarrollo de los procesos de la Vicerrectoría de Extensión. 
 

¿Qué viene en el proceso de adecuación organizacional de la Vicerrectoría de Extensión? 


La Resolución Superior 2425 es el primer paso en el proceso de adecuación organizacional de la Vicerrectoría de Extensión. Este acto administrativo y los que lo han precedido, trazan una ruta de actuación que habrá de materializarse paso a paso, a partir de una serie de trámites como la creación de la nueva estructura en los sistemas de información institucional, la redefinición de centros gestores y ordenadores del gasto, entre otros procedimientos administrativos y de orden laboral derivados de esta decisión institucional

Entre otras cosas, es importante recordar que el artículo 4 del Acuerdo Superior 470 del 2020, establece que, paulatinamente, el Rector presentará ante el Consejo Superior Universitario las propuestas de actos administrativos necesarios para implementar la adecuación administrativa de la Vicerrectoría de Extensión, en relación con las estructuras internas y la planta de cargos. 

Los nuevos empleos creados, por su parte, conllevan, según la normativa universitaria, la elaboración de las fichas que describen el perfil de competencias y responsabilidades asociadas, las cuales deben ser avaladas mediante Resolución Rectoral; todo ello previo a la verificación de requisitos y posteriores nombramientos por parte de la División de Talento Humano. 

En resumen, “el proceso de implementación es gradual. Una vez se tenga configurada la nueva estructura, no solo en el papel sino en los sistemas de información institucional, y se hayan concluido los demás asuntos administrativos requeridos, se definirán los planes de implementación con los jefes de las divisiones que sean nombrados, para comenzar a materializar los cambios, de manera formal”, informó Jhon Jairo Tirado Quintero, Jefe División de Arquitectura de Procesos de la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional.   

No obstante lo anterior, y de acuerdo con el artículo 32 de la Resolución Superior 2425, mientras se adapta la normativa universitaria a lo que establece esta resolución, y se realiza la transición de manera gradual, de la estructura administrativa actual a la nueva estructura aprobada, las dependencias y equipos de trabajo que conforman la Vicerrectoría de Extensión se entenderán bajo las denominaciones establecidas en la presente resolución.

Es importante precisar que el Centro de Desarrollo Agrobiotecnológico de Innovación e Integración Territorial –CEDAIT– y la Escuela de Gobierno y Políticas Públicas, proyectos estratégicos de la Universidad que prestan servicios de conocimiento a diferentes instituciones, se articulan al quehacer misional de la Vicerrectoría de Extensión, bajo el direccionamiento y seguimiento del Vicerrector. 

Finalmente, como lo señala el profesor David Hernández, Vicerrector de Extensión, “esta adecuación, junto con el Plan de Desarrollo Institucional nos marca la ruta de trabajo para los próximos años; esta modernización administrativa nos permite articular las actuaciones de la Vicerrectoría en función de las necesidades y expectativas de los grupos de interés de la Universidad, y materializa la filosofía de gestión por procesos propuesta por la normativa aplicable al sector público y las instituciones públicas de educación superior”.

 

Normativa de referencia: 
 

 
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